Le aziende che hanno l’obbligo di utilizzare esclusivamente fatture elettroniche per le loro transazioni sono oggi in Italia la maggior parte. Per poter gestire al meglio questo tipo di documentazione è necessario avere a disposizione un software per la fatturazione elettronica. Si tratta di programmi appositamente progettati, visto che una fattura elettronica non è semplicemente un documento in formato digitale.
Cosa sono le fatture elettroniche
Una fattura elettronica è un documento digitale in formato xml, che deve essere inviata al cliente attraverso il sistema di interscambio, gestito dall’Agenza delle Entrate, e che va poi archiviato nel medesimo formato. Non equivale quindi alle classiche fatture digitali che si producevano un tempo, con un software per la produzione dei fogli di calcolo o dei documenti di testo. Si tratta invece di documenti che vanno prodotti, inviati e gestiti in modo del tutto originale, controllabile e verificabile. Pr farlo è necessario avere a disposizione un apposito software per la fatturazione elettronica, che consente anche di approfittare di una serie di vantaggi.
I vantaggi della fatturazione elettronica
Avere a disposizione un software ben progettato per la gestione della fatturazione consente di ottenere il meglio da questo nuovo tipo di documentazione. All’interno del software è infatti possibile conservare un database con tutti i clienti e i fornitori, in modo da compilare in tutta velocità e sicurezza qualsiasi documento. Inoltre i programmi dedicati permettono anche di controllare e monitorare costantemente lo stato delle fatture, per verificare i pagamenti o anche per inviare lettere di sollecito in caso di mancato pagamento. Il tutto in modo praticamente automatico, permettendo all’azienda di risparmiare tempo e di rendere più efficiente la gestione delle fatture.
Meno spazio sprecato
Un altro elemento essenziale che riguarda la fatturazione elettronica è la questione dell’archiviazione. È infatti noto a tutti che le fatture pagate e inviate vanno conservate per 10 anni; se per un privato cittadino si tratta di conservare una piccola quantità di documenti, per un’azienda le fatture cartacee occupano a volte varie metri cubi di spazio, all’interno degli uffici o in una sede consona. Grazie alla fatturazione elettronica questo problema scompare, visto che oggi le fatture vanno conservate in formato xml, quindi digitalmente, su un server o addirittura sul cloud. Il cloud è uno spazio riservato in rete, cui può accedere solo chi ha le credenziali per farlo. Sul cloud si possono conservare le fatture da archiviare, ma anche tutti gli altri documenti aziendali, così come i software necessario per produrli.
Quanto costa
In commercio sono disponibili numerosi software per la fatturazione elettronica, a costi che variano di molto. Per la PMI, l’artigiano o il lavoratore autonomo che non necessitano di funzionalità avanzate sono disponibili anche programmi a costo zero, che garantiscono comunque tutte le funzionalità fondamentali per quanto riguarda la gestione della fatturazione. Con qualche decina di euro all’anno si possono poi ampliare le funzionalità del software, aggiungendo ad esempio la possibilità di personalizzare i documenti, di creare report avanzati, di condividere i dati con il commercialista.
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