Sempre più imprese stanno investendo nella formazione dei propri dipendenti per migliorare la qualità delle presentazioni aziendali
Le presentazioni in PowerPoint sono lo strumento più utilizzato in azienda per trasmettere le informazioni sia internamente che esternamente: si comunica con il team di lavoro durante le riunioni, oppure le si usano per descrivere e mostrare le caratteristiche di un determinato prodotto o servizio a potenziali clienti. O ancora i venditori e gli uffici marketing si avvalgono delle slide del software di Microsoft per convincere i buyer mentre la direzione racconta i risultati economici e le performance aziendali attraverso delle presentazioni. PowerPoint è ancora oggi il software di presentazione più popolare tanto che l’89% delle persone lo utilizza quotidianamente o settimanalmente per realizzare slide. Ogni giorno, secondo un articolo pubblicato da Forbes US, vengono realizzate più di 35 milioni di presentazioni, destinate a un pubblico potenziale di oltre 500 milioni di persone. Un target che va però costantemente conquistato e attratto visto che, come dimostra una ricerca condotta dalla University of Washington School of Medicine, il 79% delle persone ritiene di avere a che fare con presentazioni poco chiare ed estremamente noiose, tanto da perdere l’attenzione sulle slide dopo, mediamente, soli 10 minuti. L’utilizzo di questi strumenti a livello aziendale, dunque, non solo deve essere in grado di esaltare e potenziare le qualità del prodotto o del servizio offerto ma è molto importante evitare che, a causa di una presentazione “sbagliata” o realizzata con un livello di qualità basso, possa venire danneggiata la percezione e la reputazione di un brand, mettendo a serio rischio le potenzialità di crescita del business. Secondo il database del portale specializzato Presentazioni-efficaci.it i settori che investono maggiormente nella formazione dei propri dipendenti rispetto alla qualità della realizzazione delle presentazioni e all’efficientamento della loro comunicazione sono quello bancario e assicurativo (15%), seguito dai servizi di consulenza aziendale e di revisione (12,5%), luxury (7,5%) e pharma (2,5%).
Ciò dimostra come la comunicazione efficace sia ormai al centro di qualunque attività economica e non esiste ormai organizzazione al mondo che non se ne sia resa conto: per questo motivo, sempre più spesso, i collaboratori vengono coinvolti in percorsi di training e di formazione sull’utilizzo tecnico di un software adatto per creare presentazioni al fine di incrementare le skill su questi temi e ridurre l’ansia da presentazione che, secondo una ricerca pubblicata sul Journal of Education and Educational Development, colpisce il 90% delle persone. Apprendere le modalità di utilizzo di questi strumenti però non è tutto. “L’abilità tecnica nell’utilizzo di un software per la realizzazione delle slide rappresenta soltanto la metà delle competenze necessarie perché una presentazione risulti davvero efficace – spiega Marco Motta, designer e formatore milanese, uno dei maggiori esperti italiani in presentation design e nella realizzazione di presentazioni efficaci con PowerPoint (presentazioni-efficaci.it), con oltre 20 anni di esperienza come consulente e formatore nelle più importanti aziende italiane – Conoscere a fondo le potenzialità più avanzate di PowerPoint è fondamentale, soprattutto per velocizzare il lavoro, ma per la realizzazione di una presentazione efficace lo è ancor di più possedere un metodo e tecniche di presentation design strategico. È necessario apprendere le regole della comunicazione visiva e dello storytelling necessarie per creare un prodotto in grado di raggiungere, con qualità, gli scopi prefissati dall’azienda. Riuscire ad ottenere slide e presentazioni efficaci, capaci di comunicare le informazioni e i dati in maniera chiara, creativa e diretta, è una competenza che può essere formata e che porta indubbi benefici al business”.
Ma quali sono i consigli da seguire per poter realizzare una presentazione efficace in PowerPoint? Considerando quanto sia fondamentale riuscire a coinvolgere il nostro interlocutore, bisogna puntare sul potere della comunicazione visiva, partendo dalla costruzione di uno storytelling aziendale strategico, progettando a monte i contenuti da inserire nel file ppt sulla base della definizione del target e degli scopi specifici. Bisognerà essere in grado di sfruttare al massimo il potere emotivo ed evocativo di immagini, grafici o icone, curando l’aspetto del design delle slide e imparando a lavorare al meglio con font e colori, considerando le implicazioni psicologiche delle scelte fatte. Serve dunque avere un metodo chiaro e consolidato al quale fare riferimento, che aiuterà a posizionare correttamente gli elementi nella slide, fornendo una chiara gerarchia delle informazioni e mettendo in luce keywords e dati essenziali, facendoli emergere per importanza dal contesto. Asciugare e ridurre in maniera intelligente i contenuti testuali nella slide, considerando lo strumento PowerPoint differente da un normale editor di testo e imparare a presentare grafici e tabelle in maniera efficace, risulteranno infine le due mosse fondamentali per ottenere la massima chiarezza e un aumento del coinvolgimento dell’audience e del target di riferimento.
10 consigli dell’esperto Marco Motta per ottenere delle presentazioni efficaci in PowerPoint:
- Coinvolgere: l’attenzione è un bene prezioso che non ci viene regalato. Solo se riusciremo ad essere coinvolgenti rispetto al messaggio e alle intenzioni riusciremo a mantenere viva l’attenzione di chi ascolta la presentazione
- Comunicare vs informare: la comunicazione è quello che arriva ai nostri interlocutori, non quello che mettiamo nelle slide; quindi, il nostro racconto deve sempre essere proiettato rispetto a come le informazioni arrivano a chi ci sta ascoltando
- La progettazione è necessaria (e non inizia dal PowerPoint): la progettazione di una presentazione efficace è la prima fase fondamentale e deve nascere prima nella nostra testa. Servirà a riflettere sul target che avremo davanti, aiutandoci a scegliere il tono e il linguaggio più adatti e soprattutto a dichiarare quale obiettivo concreto ci stiamo dando attraverso l’impiego delle slide
- PowerPoint è uno strumento visivo: una presentazione che non contiene immagini o schemi grafici, icone, diagrammi, rappresenta un’occasione sprecata per una buona comunicazione. Siamo esseri emotivi e visivi, e le immagini aiutano a passare concetti, emozioni, a ricordare le informazioni e a creare quel coinvolgimento strategico necessario per il mantenimento dell’interesse negli interlocutori.
- Storytelling al centro di tutto: l’uomo ha bisogno di storie. Per questo motivo, qualunque discorso non inserito in una struttura narrativa chiara all’ascoltatore, risulta confuso e, soprattutto, viene dimenticato in fretta. Lo storytelling aziendale nella narrazione di concetti, informazioni e dati numerici necessita di un fil rouge, un punto focale per creare presentazioni efficaci.
- Varietà, varietà e… variazione: l’interesse è dato dalla variazione, il contrario della monotonia, nessuno infatti ascolterebbe canzoni monotone o resterebbe sveglio davanti ad un oratore che parla sempre con lo stesso monotono. Lo stesso vale per le slide, una presentazione di 30 slide tutte identiche non porterà mai a risultati strategicamente vincenti.
- Inizio e fine della presentazione sono i 2 momenti strategici chiave: in quale maniera posso ingaggiare gli ascoltatori sin all’inizio? Se non ce ne preoccupiamo qualunque presentazione sarà sempre in salita. Se non vogliamo poi sprecare tutta la fatica fatta, ricordiamoci sempre prima di chiudere, di fare un recap dei punti fondamentali, chiedendoci quale messaggio e/o informazione vorremmo rimanesse in chi ha assistito alla nostra presentazione
- Prestare attenzione agli allineamenti e all’ordine nella slide: le neuroscienze spiegano che il cervello, appena può, tende al risparmio energetico e per fare questo ha bisogno di chiarezza, schemi semplici e puliti così che possa decodificare le informazioni nel minor tempo possibile. Non prestare attenzione agli allineamenti degli oggetti nelle slide, creando situazioni di ambiguità e incertezza, confonderà i nostri interlocutori.
- Usare coerenza e consistenza stilistica: la presentazione deve attenersi al template aziendale e alla brand guide. Cambiare scelte stilistiche di slide in slide, creerà quella sensazione di instabilità che porterà alla percezione di un basso livello qualitativo. Inoltre, dobbiamo essere coerenti nelle scelte: a colori o forme uguali corrisponderanno gli stessi concetti. Se saremo noi per primi a negare le nostre scelte sarà ovvia la confusione generata in chi guarda le presentazioni.
- Presentazione efficace di grafici, tabelle e dati: numeri e dati sono gli oggetti più complessi da inserire in una slide e anche loro devono raccontare una storia, uno storytelling. I dati devono essere comunicativi, non informativi. È il contesto che fa la differenza e in un grafico deve emergere subito, visivamente, il punto chiave. Occorre progettare le slide affinché raccontino tutto prima ancora che sia il presentatore, con le sue parole, a farlo.
