Posta elettronica certificata: funzionamento e costo PEC

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La posta elettronica certificata è un sistema di posta elettronica che ha pari valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Al momento dell’invio del messaggio, il mittente riceve conferma dell’avvenuto invio e al momento della ricezione da parte del destinatario gli viene pervenuta la ricevuta di avvenuta consegna. Il senso di questo strumento è quello di dare certezza legale del momento dell’invio e della ricezione del messaggio.

Per quanto riguarda il costo PEC online, questo può variare in base al gestore prescelto ed in base alla tipologia del servizio, se si sceglie un piano aziendale si avrà la possibilità di archiviazione illimitata, mentre con un piano per privati, dal costo inferiore, si avrà un’archiviazione limitata.

A cosa serve avere una casella di posta elettronica certificata

Al giorno d’oggi possedere una propria casella di posta elettronica certificata può essere davvero utile, poiché per l’invio di numerosi documenti può sostituire a tutti gli effetti la normale raccomandata cartacea. Per i privati, seppur non obbligatoria, risulta necessaria per determinate operazioni: ad esempio è necessario utilizzare la PEC per registrarsi ai concorsi della pubblica amministrazione, può inoltre ritornare utile al posto della raccomandata per la disdetta o la cancellazione di abbonamenti. Oltre a queste ipotesi, ovviamente, la PEC può essere utilizzata in tutte le ipotesi per cui è necessaria la raccomandata. La comodità ed il basso costo PEC annuale la rendono uno strumento davvero utile per i privati, inoltre la facilità di utilizzo lo rende più agevole rispetto alla raccomandata.

Obbligo della PEC per le imprese

Per quanto riguarda le imprese, dal 2013 la PEC è divenuta obbligatoria per l’invio di comunicazioni alla pubblica amministrazione, che quindi non riceve più raccomandate cartacee a partire dal 1° luglio 2013. Con il D.L. n.76/2020 (decreto semplificazioni) l’obbligo di avere la PEC per le imprese è divenuto effettivo, infatti per chiunque non trasmetta il proprio domicilio digitale all’ufficio del registro è prevista una sanzione amministrativa da 206€ a 2.064€, nel caso di imprese, per le società invece la sanzione va da 30€ a 1.548€. Oggi quindi per le imprese è fondamentale dotarsi del domicilio digitale ma è anche semplice grazie al basso costo PEC.

Come scegliere il servizio PEC più adatto alle proprie esigenze

I vari servizi di posta elettronica certificata offerti dai gestori online variano soprattutto in base allo spazio di archiviazione messo a disposizione del cliente, si passa dai 100 mb allo spazio illimitato offerto da alcuni servizi business. Scegliere il servizio adeguato è fondamentale perché una volta raggiunto il limite dello spazio di archiviazione non sarà più possibile utilizzare la PEC. Per le imprese è inoltre obbligatorio conservare i documenti per dieci anni, infatti anche alla PEC si applica la normativa del codice civile. Lo spazio di archiviazione messo a disposizione può perciò essere utilizzato per effettuare il backup dei documenti e dei messaggi, in modo da poterli conservare. Ovviamente lo spazio di archiviazione messo a disposizione incide sul costo PEC, che quindi tende ad aumentare con l’aumento dello spazio di archiviazione.