Cresce la complessità gestionale e oltre il 70% delle imprese adotta sistemi di data governance per ottimizzare spazi, flussi e sostenibilità
Il ritorno alla prima serata del lavoro in presenza sta ridisegnando in profondità la quotidianità degli uffici. Dopo anni di modelli ibridi, il 2026 segna un cambio di passo: più persone tornano in sede, più spesso e con dinamiche sempre meno prevedibili. Il risultato è un sovraffollamento crescente, con un dato che fotografa la nuova realtà: l’occupazione delle postazioni ha raggiunto il 111%, superando di fatto la disponibilità fisica delle scrivanie. Un fenomeno che si accompagna a un tasso di presenza globale del 53%, il più alto degli ultimi cinque anni.
In questo scenario, la gestione degli spazi diventa una sfida strategica. Il 62% delle aziende richiede oggi giorni fissi di presenza, mentre il 70% dei dipendenti lavora in sede da tre a cinque giorni a settimana. Gli uffici si trasformano in ambienti condivisi, fluidi, dove la disponibilità reale degli spazi non coincide più con la loro occupazione teorica. Per questo, la qualità dei dati è diventata la seconda priorità del corporate real estate a livello globale e oltre 7 imprese su 10 hanno già adottato programmi strutturati di data governance.
La tecnologia diventa così un alleato decisivo. L’integrazione di IoT e intelligenza artificiale permette di trasformare le infrastrutture in strumenti di lettura della vita in ufficio. «Grazie ai dati generati anche dagli ascensori connessi è possibile analizzare in tempo reale come vengono utilizzati gli spazi» spiega Marco De Flora, Service Director di KONE Italy & Ibérica. L’analisi condotta da KONE su oltre un miliardo di corse in 10 città europee mostra una crescita costante dei flussi tra il 2022 e il 2025, con Milano che registra un ulteriore +8% tra il 2025 e il 2026. Gli ascensori diventano così un osservatorio privilegiato dei movimenti quotidiani, confermando che il “back to office” non è più un trend, ma una struttura stabile.
La mobilità verticale, grazie ai sistemi connessi e alla manutenzione predittiva, consente di trasformare i dati in insight operativi: individuare i picchi di affluenza, anticipare criticità, ottimizzare la distribuzione degli spazi, migliorare l’esperienza delle persone e ridurre consumi e sprechi. È il passaggio da una gestione reattiva a una pianificazione data‑driven, capace di rendere gli edifici più intelligenti, sostenibili e realmente a misura di chi li vive.
Di seguito, i sei benefici individuati dagli esperti KONE:
- Comprendere i flussi per migliorare la user experience.
- Ridurre le criticità negli spostamenti interni.
- Ottimizzare gli spazi in base all’uso reale.
- Supportare il lavoro ibrido con una distribuzione più omogenea delle presenze.
- Pianificare investimenti futuri grazie all’analisi storica dei dati.
- Aumentare sostenibilità ed efficienza riducendo consumi e sprechi.
