Uffici sovraffollati e postazioni oltre il 111%: la data governance diventa la nuova bussola del lavoro in presenza

Cresce la complessità gestionale e oltre il 70% delle imprese adotta sistemi di data governance per ottimizzare spazi, flussi e sostenibilità

Il ritorno alla prima serata del lavoro in presenza sta ridisegnando in profondità la quotidianità degli uffici. Dopo anni di modelli ibridi, il 2026 segna un cambio di passo: più persone tornano in sede, più spesso e con dinamiche sempre meno prevedibili. Il risultato è un sovraffollamento crescente, con un dato che fotografa la nuova realtà: l’occupazione delle postazioni ha raggiunto il 111%, superando di fatto la disponibilità fisica delle scrivanie. Un fenomeno che si accompagna a un tasso di presenza globale del 53%, il più alto degli ultimi cinque anni.

In questo scenario, la gestione degli spazi diventa una sfida strategica. Il 62% delle aziende richiede oggi giorni fissi di presenza, mentre il 70% dei dipendenti lavora in sede da tre a cinque giorni a settimana. Gli uffici si trasformano in ambienti condivisi, fluidi, dove la disponibilità reale degli spazi non coincide più con la loro occupazione teorica. Per questo, la qualità dei dati è diventata la seconda priorità del corporate real estate a livello globale e oltre 7 imprese su 10 hanno già adottato programmi strutturati di data governance.

La tecnologia diventa così un alleato decisivo. L’integrazione di IoT e intelligenza artificiale permette di trasformare le infrastrutture in strumenti di lettura della vita in ufficio. «Grazie ai dati generati anche dagli ascensori connessi è possibile analizzare in tempo reale come vengono utilizzati gli spazi» spiega Marco De Flora, Service Director di KONE Italy & Ibérica. L’analisi condotta da KONE su oltre un miliardo di corse in 10 città europee mostra una crescita costante dei flussi tra il 2022 e il 2025, con Milano che registra un ulteriore +8% tra il 2025 e il 2026. Gli ascensori diventano così un osservatorio privilegiato dei movimenti quotidiani, confermando che il “back to office” non è più un trend, ma una struttura stabile.

La mobilità verticale, grazie ai sistemi connessi e alla manutenzione predittiva, consente di trasformare i dati in insight operativi: individuare i picchi di affluenza, anticipare criticità, ottimizzare la distribuzione degli spazi, migliorare l’esperienza delle persone e ridurre consumi e sprechi. È il passaggio da una gestione reattiva a una pianificazione data‑driven, capace di rendere gli edifici più intelligenti, sostenibili e realmente a misura di chi li vive.

Di seguito, i sei benefici individuati dagli esperti KONE:

1. Comprendere i flussi per migliorare la user experience.
2. Ridurre le criticità negli spostamenti interni.
3. Ottimizzare gli spazi in base all’uso reale.
4. Supportare il lavoro ibrido con una distribuzione più omogenea delle presenze.
5. Pianificare investimenti futuri grazie all’analisi storica dei dati.
6. Aumentare sostenibilità ed efficienza riducendo consumi e sprechi.